1.
Khái niệm thông tin và tầm quan trọng của thông tin trong xét nghiệm đếm tế bào
T-CD4
1.1. Khái niệm
- Thông tin là
sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan và các hoạt
động của con người trong đời sống xã hội.
- Thông tin
trong xét nghiệm đếm tế bào T-CD4 là những thông tin mô tả về các yếu tố liên
quan tới xét nghiệm CD4 bao gồm cơ sở xét nghiệm, cán bộ thực hiện xét nghiệm,
bệnh nhân được làm xét nghiệm T-CD4, quá trình lấy mẫu, đóng gói, vận chuyển,
chuẩn bị xét nghiệm, thực hiện xét nghiệm và trả lời kết quả. Thông tin này có
thể mô tả các yếu tố khác nhau trong ngành y tế và ngoài ngành y tế có liên
quan đến xét nghiệm T-CD4.
1.2. Tầm quan trọng thông tin trong xét
nghiệm đếm tế bào T-CD4
- Phản ánh hiện
trạng và những công việc đã làm trong suốt quá trình thực hiện xét nghiệm tế
bào T-CD4 cho bệnh nhân bao gồm: Trước xét nghiệm, trong xét nghiệm và sau xét
nghiệm.
- Đánh giá tiến
độ thực hiện và phối hợp các hoạt động.
- Lựa chọn loại
dịch vụ cần thiết phù hợp với bệnh nhân nhằm giảm chi phí.
- Giúp cho cán
bộ quản lý giám sát, kiểm tra quá trình xét nghiệm, lựa chọn mục tiêu, lựa chọn
ưu tiên, hoạch định chính sách, xây dựng tiêu chuẩn để điều phối các hoạt động.
- Quản lý, lưu
giữ tốt thông tin của bệnh nhân được thực hiện xét nghiệm đếm tế bào T-CD4 là
tư liệu tốt để:
+ Tiết kiệm thời
gian tìm kiếm trong quá trình tra cứu thông tin.
+ Sao chép kết
quả hoặc tái thiết thông tin liên quan đến toàn bộ quá trình xét nghiệm đếm tế
bào T-CD4 cho bệnh nhân.
+ Kích hoạt tính
năng theo dõi chi tiết và xử lý sự cố.
+ Tối ưu hóa
việc theo dõi và điều trị bệnh nhân HIV/AIDS.
+ Làm căn cứ cho
việc báo cáo, nghiên cứu khoa học và xây dựng kế hoạch.
2.
Các loại thông tin và yêu cầu đối với thông tin trong xét nghiệm đếm tế bào
T-CD4
2.1. Các loại thông tin
- Thông tin
thường xuyên: Được thu thập qua các sổ sách ghi chép và biểu mẫu báo cáo định
kỳ.
- Thông tin
không thường xuyên: Được thu thập qua các báo cáo giám sát, báo cáo kỹ thuật,
đánh giá, nghiên cứu từ nhiều khía cạnh khác nhau.
2.2. Những yêu cầu đối với thông tin về
xét nghiệm T-CD4
- Thông tin phải
đầy đủ, toàn diện.
- Thông tin phải
chính xác.
- Thông tin phải
có tính đặc hiệu.
- Thông tin phản
ánh cả số lượng và chất lượng.
2.3 Các giai đoạn thu thập thông tin
trong xét nghiệm đếm tế bào T-CD4
- Giai đoạn
trước xét nghiệm: bao gồm các thông tin về quá trình lấy mẫu, đóng gói và vận
chuyển (chi tiết tham khảo bài “Lấy mẫu, đóng gói, vận chuyển mẫu bệnh phẩm
trong xét nghiệm đếm tế bào T-CD4”).
- Giai đoạn xét
nghiệm: bao gồm các thông tin về xử lý mẫu bệnh phẩm, phân tích kết quả, thực
hiện nội kiểm và ngoại kiểm máy xét nghiệm.
- Giai đoạn sau
xét nghiệm: bao gồm các thông tin về sao chép kết quả xét nghiệm từ máy hoặc
phiếu trả kết quả vào sổ xét nghiệm, trả kết quả cho bác sĩ/ bệnh nhân, việc trao đổi của cán bộ xét nghiệm với bác
sỹ lâm sàng và người quản lý, việc lưu giữ thông tin về toàn bộ quá trình xét
nghiệm T-CD4 cho bệnh nhân và báo cáo tình hình xét nghiệm T-CD4
3.
Hệ thống biểu mẫu báo cáo
3.1. Sổ xét nghiệm T-CD4
Hướng
dẫn ghi chép sổ xét nghiệm T- CD4:
(1,3) Giờ lấy
máu/nhận mẫu máu.
(2,4) Ngày lấy
máu/nhận mẫu máu.
(5) Họ và tên
của bệnh nhân hoặc mã số của bệnh nhân.
(6) Mã số phòng
xét nghiệm sử dụng tương ứng với mẫu bệnh phẩm đó.
(7), (8) Điền
tuổi của bệnh nhân nam vào ô số 7 và bệnh nhân nữ vào ô số 8.
(9) Tên phòng
khám, nơi gửi mẫu bệnh phẩm tới phòng xét nghiệm.
(10) Nhận xét
chất lượng mẫu bệnh phẩm:
(11, 12) Số
lượng T-CD4 tuyệt đối hoặc phần trăm T-CD4 được in ra từ máy.
(13) Ngày trả
kết quả của bệnh nhân cho đơn vị gửi mẫu.
(14) Tên và chữ
ký của nhân viên – cán bộ thực hiện xét nghiệm.
3.2. Sổ ghi chép vận chuyển mẫu
Hướng
dẫn ghi chép:
(1) Số thứ tự
chuyển mẫu.
(2) Số lượng mẫu
chuyển đi trong lần vận chuyển.
(3) Tên của
chương trình/dự án tài trợ.
(4,6,8,10) Giờ
lấy máu/chuyển mẫu/nhận mẫu/trả hoặc nhận kết quả.
(5,7,9,11) Ngày
lấy máu/chuyển mẫu/nhận mẫu/trả hoặc nhận kết quả.
(12) Tên đơn vị
chuyển mẫu đến.
(13) Xác nhận
của nơi gửi mẫu.
(14) Tên và chữ
ký của cán bộ tiếp nhận mẫu.
(15) Nhận xét
tình trạng mẫu lúc nhận.
3.3. Sổ theo dõi lý lịch máy
- Các thông tin
về máy, thời gian bảo trì sửa chữa.
- Cơ sở thực
hiện theo hướng dẫn và lưu tại phòng.
LÝ LỊCH MÁY
Tên thiết
bị:....................................... Mã
số.......................................
Nơi sử
dụng...............................................................................................
Ngày nhận
máy:.........................................................................................
Ngày đưa vào sử
dụng:..............................................................................
Nhãn hiệu máy
(Model):...........................................................................
Nước sản
xuất:................................. Công
suất:...............................
Số máy
(Serial):........................................................................................
Nguồn cấp
máy:........................................................................................
Phụ kiện của máy
nếu có (dụng cụ và phụ tùng kèm theo)
STT
|
Tên phụ tùng
|
Quy cách
|
Số lượng
|
Ghi chú
|
STT
|
Ngày, tháng, năm
|
Mô tả chi tiết hoạt động bảo
trì,
bảo dưỡng, sửa chữa
|
Hướng giải quyết
|
Người thực hiện (ký và ghi rõ
họ tên)
|
Người quản
lý thiết bị
(ký và ghi rõ
họ tên)
|
Ghi chú
|
3.4. Báo cáo tình hình xét nghiệm
- Cơ sở xét nghiệm thực hiện báo cáo định kỳ
hàng tháng gửi về Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS trước ngày cuối cùng của
tháng;
- Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS gửi báo cáo về
Cục Phòng, chống HIV/AIDS trước ngày 05 hàng tháng.
(1) Số thứ tự.
(2) Tên sinh
phẩm/ vật dụng xét nghiệm: Điền tên các hoá chất, các vật dụng xét nghiệm cần
có tuỳ theo từng loại máy của phòng xét nghiệm.
(3) Đơn vị tính:
Ghi rõ: ống, cái, chiếc, hộp, bình…
(4) Số lô: Điền
đầy đủ số lô của loại sinh phẩm tương ứng có tại cơ sở.
(5) Hạn dùng:
Điền ngày hết hạn của sản phẩm (thường là thông tin ngày tháng sau chữ Exp.
hoặc "Expiry date").
(6) Tồn đầu kỳ:
Số lượng sinh phẩm/ vật dụng xét nghiệm vào đầu tháng báo cáo. Tồn đầu kỳ của
mỗi tháng chính là tồn cuối kỳ của tháng liền kề trước đó.
(7) Nhận trong
tháng: Số lượng sinh phẩm/ vật dụng xét nghiệm nhận được trong tháng báo cáo từ
phân phối thường kỳ hoặc điều chuyển từ cơ sở khác.
(8) Chuyển trong
tháng: Số lượng sinh phẩm/ vật dụng xét nghiệm điều chuyển cho các cơ sở khác.
(9) Sử dụng
trong tháng: Số lượng sinh phẩm/vật dụng xét nghiệm sử dụng cho công tác xét
nghiệm tại phòng xét nghiệm hoặc chuyển tới phòng khám (ống EDTA, kim 2 đầu …).
(10) Số lượng hư
hao: Số lượng hư hao bao gồm sinh phẩm/vật dụng xét nghiệm bị hỏng trước hoặc
trong quá trình sử dụng và sinh phẩm/vật dụng xét nghiệm sử dụng trong quá
trình làm lại xét nghiệm.
(11) Số lượng sẽ
hết hạn trong vòng 3 tháng tới.
(12) Tồn cuối
kỳ:
- Số lượng sinh
phẩm/vật dụng xét nghiệm còn lại vào cuối kỳ chốt báo cáo (theo số liệu kiểm
kho).
- Theo lý
thuyết, tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhận trong kỳ - sử dụng - hư hao.
(13) Tổng sử dụng trong tháng: (13) = (9) + (10)
3.5. Phiếu theo dõi nhiệt độ
Cơ sở xét nghiệm thực hiện việc theo
dõi độ ẩm, nhiệt độ Phòng, nhiệt độ tủ lạnh lưu giữ hóa chất, sinh phẩm theo
quy định.
3.6. Hồ sơ (EQA)
Phòng xét nghiệm
phải thực hiện lưu giữ kết quả nội kiểm, ngoại kiểm theo quy định.
Cơ
sở y tế triển khai xét nghiệm đếm tế bào T-CD4 phải báo cáo kết quả nội kiểm,
ngoại kiểm theo quy định.
4.
Chế độ lưu giữ thông tin
- Cơ sở y tế có
trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, sổ sách theo đúng quy định của nhà nước về Quy định
lưu giữ thông tin tại Thông tư số 09/2011/TT BNV ngày 03/6/2012 của Bộ Nội Vụ
về “Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình ảnh phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan tổ chức.
- Hồ sơ lưu giữ
là những tài liệu cụ thể rõ ràng ở dạng văn bản viết, văn bản in hay file điện
tử cho thấy bằng chứng của quá trình hoạt động xét nghiệm đếm tế bào T-CD4
trong phòng xét nghiệm.
- Toàn thể nhân
viên làm việc tại phòng xét nghiệm có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, sổ sách trong
phạm vi được phân công quản lý.
- Toàn bộ hồ sơ,
sổ sách được cất giữ trong những bìa, hộp thích hợp, có chỉ mục rõ ràng, sắp
xếp và bảo quản và dễ dàng tiếp cận.
- Quy định về thời gian lưu giữ tài liệu
STT
|
Tài liệu
|
Thời gian lưu
giữ
|
1
|
Phiếu
yêu cầu xét nghiệm
|
05
năm
|
2
|
Kết
quả xét nghiệm in ra từ máy
|
02
năm
|
3
|
Sổ
xét nghiệm T-CD4
|
10
năm
|
4
|
Sổ
ghi chép vận chuyển mẫu
|
10
năm
|
5
|
Sổ
theo dõi lý lịch máy
|
Tới
thời điểm thanh lý máy
|
6
|
Phiếu
theo dõi nhiệt độ
|
01
năm
|
7
|
Các
báo cáo liên quan đến xét nghiệm đếm tế bào T-CD4
|
10
năm
|
No comments:
Post a Comment